Overall IT Policy Soni Group of Hospitals (Hindi)

1. उद्देश्य (Objective)

इस नीति का उद्देश्य संगठन में आईटी संसाधनों के सुरक्षित, जिम्मेदार और प्रभावी उपयोग को सुनिश्चित करना है। इसमें शामिल हैं:

• नए कर्मचारियों के लिए IT सिस्टम में सुचारु ऑनबोर्डिंग और पुराने के लिए ऑफबोर्डिंग।

• संगठन की आईटी संपत्तियों और डेटा की सुरक्षा।

• कर्मचारियों की जिम्मेदारियाँ तय करना – आईटी संसाधनों के उपयोग, रख-रखाव और वापसी को लेकर।

• सूचना सुरक्षा मानकों का पालन सुनिश्चित करना।

• उत्पादकता को बढ़ावा देना और दुरुपयोग को रोकना।

2. दायरा (Scope)

यह नीति लागू होती है:

• सभी कर्मचारियों (स्थायी, अंशकालिक, इंटर्न, सलाहकार, अनुबंधित) पर।

• सभी आईटी उपकरणों पर – लैपटॉप, डेस्कटॉप, मोबाइल, प्रिंटर, नेटवर्क डिवाइस आदि।

• सभी आईटी सिस्टम, सॉफ़्टवेयर, एप्लिकेशन और नेटवर्क सेवाओं पर।

• सभी कार्यालयों, शाखाओं और वर्क फ्रॉम होम वातावरण पर।

3. कर्मचारी ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया (Employee Onboarding)

3.1 आईटी टिकट जनरेशन (नए कर्मचारी के लिए):

• एचआर या विभाग प्रमुख को कर्मचारी के शामिल होने से पहले IT टिकट उठाना अनिवार्य है।

• टिकट में नाम, पद, विभाग, स्थान, जॉइनिंग तिथि, प्रबंधक का नाम और हार्डवेयर आवश्यकता शामिल होनी चाहिए।

3.2 डोमेन आईडी बनाना:

• आईटी टीम डोमेन यूज़र आईडी बनाएगी (Active Directory में)।

• भूमिका के अनुसार फोल्डर, प्रिंटर, पोर्टल्स आदि का एक्सेस सेट किया जाएगा।

3.3 ईमेल आईडी:

• जॉइनिंग के 7 दिन बाद ही ईमेल आईडी बनेगी।

• प्रबंधक की पुष्टि आवश्यक है।

3.4 अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर एक्सेस:

• टैली, फोटोशॉप जैसे टूल्स के लिए अलग आईटी टिकट लगेगा।

• टिकट पर रिपोर्टिंग मैनेजर और आईटी हेड की स्वीकृति अनिवार्य है।

3.5 आईटी वेलकम किट:

• डिजिटल या प्रिंटेड वेलकम गाइड दी जाएगी जिसमें सिस्टम उपयोग के नियम, सहायता संपर्क और जारी की गई संपत्तियों की सूची होगी।

4. आईटी संपत्ति आवंटन (IT Asset Issuance)

4.1 आवंटन:

• आवश्यकतानुसार उपकरण दिए जाएंगे और संपत्ति पोर्टल में दर्ज किए जाएंगे।

4.2 ज़िम्मेदारी:

• उपकरणों की देखरेख कर्मचारी की जिम्मेदारी है।

• नियमित बैकअप रखना अनिवार्य है।

• बिना अनुमति किसी हार्डवेयर को ठीक या बदलना मना है।

4.3 टैगिंग:

• हर डिवाइस पर एसेट कोड और उपयोगकर्ता का नाम होगा।

• एसेट सूची हर तिमाही में जाँची जाएगी।

5. उपयोग नीति (Usage Policy)

5.1 सामान्य उपयोग:

• सभी सिस्टम केवल ऑफिस कार्यों के लिए हैं।

• सीट छोड़ते समय सिस्टम लॉक करना अनिवार्य है।

5.2 इंटरनेट और ईमेल:

• अनावश्यक या अनुचित वेबसाइट ब्राउज़िंग मना है।

• केवल ऑफिसियल ईमेल का प्रयोग करें।

5.3 सॉफ़्टवेयर और सुरक्षा:

• केवल IT द्वारा स्वीकृत सॉफ़्टवेयर ही इंस्टॉल करें।

• एंटीवायरस या सुरक्षा टूल्स को बंद करने की कोशिश न करें।

5.4 डेटा संग्रहण:

• डेटा को साझा ड्राइव, OneDrive या Google Drive में सेव करें।

• लोकल ड्राइव (C:) में संवेदनशील डेटा स्टोर न करें।

5.5 पासवर्ड नीति:

• पासवर्ड मजबूत हो – अक्षर, अंक और प्रतीक मिलाकर बनाएं।

• हर 60–90 दिन में पासवर्ड बदलना अनिवार्य है।

• किसी से पासवर्ड साझा न करें।

6. कर्मचारी निकास प्रक्रिया (Exit Process)

6.1 एचआर द्वारा सूचना:

• HR को IT टीम को कम से कम 3 दिन पहले बताना होगा।

6.2 एसेट वापसी:

• IT टीम सभी उपकरण एकत्र करेगी और उनकी जांच करेगी।

6.3 अकाउंट निष्क्रिय करना:

• ईमेल, डोमेन आईडी, VPN और लाइसेंस को बंद किया जाएगा।

6.4 निकास चेकलिस्ट:

• सभी संपत्तियाँ लौटी हों।

• डेटा बैकअप लिया गया हो या प्रबंधक को ट्रांसफर किया गया हो।

• क्लियरेंस फॉर्म एचआर को जमा हो।

7. गैर-अनुपालन नीति (Non-Compliance)

• आईटी नीति का उल्लंघन करने पर निलंबन या नौकरी समाप्ति हो सकती है।

• कोई वस्तु खोने, चोरी होने या टूटने पर 24 घंटे के अंदर रिपोर्ट करें।

• जानबूझकर नुकसान पहुँचाने पर कर्मचारी से वसूली हो सकती है।

• बार-बार उल्लंघन करने पर सख्त अनुशासनात्मक कार्रवाई होगी।

8. समीक्षा और स्वीकार्यता (Review & Acknowledgment)

• यह नीति हर साल समीक्षा की जाती है।

• नीति की कॉपी कंपनी के इंट्रानेट पर उपलब्ध होगी।

• हर कर्मचारी को जॉइनिंग के 7 दिन के अंदर नीति पढ़कर स्वीकार करनी होगी।

• “नीति नहीं पता थी” – यह बहाना स्वीकार नहीं किया जाएगा।